インターネットFAXを導入する前に確認したい送受信方法・書類管理・契約手続き
インターネットFAXを導入する前に、送受信方法、書類管理、料金、必要書類を使った契約手続きなど、確認したいポイントを整理します。
FAXを使う業務が残っている一方で、複合機の前で送受信したり、 受信した紙を担当者へ渡したりする作業に負担を感じることがあります。 インターネットFAXを検討するときは、利用場所だけでなく、 送受信方法、書類の管理方法、契約手続きまで確認することが重要です。
インターネットFAXで確認したい基本事項
インターネットFAXは、パソコンやスマートフォンからFAXを扱えるサービスです。 メールやPDFを利用して送受信できれば、外出先やテレワーク中でも 書類を確認しやすくなります。
ただし、送信可能なファイル形式、受信通知の方法、利用できるFAX番号、 送受信枚数、追加料金などはサービスごとに異なります。 現在使っているFAXの件数や利用者数を整理してから比較しましょう。
紙のFAXから切り替える前の確認点
- 現在のFAX番号を引き続き利用できるか
- 送信・受信できるファイル形式
- 複数人で受信書類を共有する方法
- 書類の保存期間とバックアップ方法
- 月額料金と送受信にかかる追加料金
- 解約時の番号や保存データの取り扱い
紙を減らせることは利点ですが、受信ファイルの保存場所や閲覧権限を 決めずに導入すると、別の管理負担が生じる可能性があります。 顧客情報や契約書などを扱う場合は、社内の保存ルールや アクセス権限も併せて検討してください。
jFaxを検討するときのポイント
jFaxは、メールを利用してFAXを送受信できるインターネットFAXサービスです。 PDF形式で書類を扱えるため、テレワークや外出の多い業務、 紙のFAXを減らしたい場合の候補になります。
一方で、料金、利用可能な番号、送受信枚数、対応ファイル、 保存方法などは、申込前に公式サイトの最新情報を確認してください。 特に、現在利用しているFAX番号をそのまま使いたい場合は、 番号の取り扱いを事前に確認する必要があります。
契約までの手続き
jFaxは、Webで仮申し込みを行っただけでは契約完了になりません。 仮申し込み後、必要書類を提出して契約手続きを完了する流れです。 必要書類や提出期限を確認し、実際に利用する意思がある場合に申し込みましょう。
A8.netの成果条件では、Webから仮申し込み後45日以内に 必要書類を提出し、契約が完了することが条件です。 必要書類提出前にキャンセルした場合などは成果対象外となります。
導入前に小規模な運用方法を決める
導入前には、誰が受信内容を確認するのか、どこへ保存するのか、 担当者へどのように通知するのかを決めておくと運用しやすくなります。 FAXをインターネット化するだけでなく、受信後の確認・共有・保管まで含めて 業務の流れを見直すことが大切です。
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